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Betroffenenanfragen – Art. 15–22 DSGVO

Zweck

Strukturierter Ablauf zur vollständigen Bearbeitung eingehender Betroffenenanfragen. Vom ersten Eingang bis zum versandfertigen Antwortentwurf: Klassifikation, Fristberechnung, Identitätsprüfung, Systemabfrage, Ausnahmenprüfung und formgerechte Antwort. Alle Fristen werden aus dem Eingangsdatum berechnet; Verlängerungsoptionen nach Art. 12 Abs. 3 Satz 2 DSGVO werden geprüft.

Eingaben

• Art der Anfrage (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenportabilität, Widerspruch, Einwilligungswiderruf)
• Eingangsdatum der Anfrage
• Name, E-Mail-Adresse oder sonstige Angaben des Antragstellers
• Praxisprofil aus CLAUDE.md (Systemliste, Identifikationsstandard, DSB)
• Optional: Dokument oder E-Mail der Anfrage

Ablauf

1. Eingangsklassifikation.

   • Anfrage-Art bestimmen: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenportabilität (Art. 20), Widerspruch (Art. 21), Einwilligungswiderruf (Art. 7 Abs. 3)?
   • Mehrfachanfragen erkennen (häufig: kombinierter Auskunfts- und Löschantrag).
   • Handelt es sich um ein Auskunftsersuchen nach IFG/UIG statt DSGVO? (Abgrenzung bei öffentlichen Stellen)

2. Fristberechnung.

   • Grundfrist: 1 Monat ab Eingang, Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DSGVO.
   • Verlängerung um bis zu 2 Monate möglich bei Komplexität oder Vielzahl von Anfragen, Art. 12 Abs. 3 Satz 2 DSGVO.
   • Verlängerung erfordert Mitteilung an Betroffenen innerhalb der 1-Monatsfrist mit Begründung.
   • Fristende berechnen: [Eingangsdatum + 1 Monat] = [Datum]. Verlängerung bis [Datum + 2 Monate].
   • Wochenenden und Feiertage: § 193 BGB, Art. 3 Abs. 4 EuGH-Verfahrensordnung (natürliches Monatsende).

3. Identitätsverifikation.

   • Ist die Identität des Antragstellers ausreichend nachgewiesen?
   • Standard aus CLAUDE.md anwenden.
   • Art. 12 Abs. 6 DSGVO: Bei begründeten Zweifeln kann zusätzliche Information angefordert werden – aber keine unverhältnismäßige Identifikationshürde (vgl. EDSA-Leitlinien 01/2022 zu DSAR, Abschn. 3.2).
   • Identitätsprüfung bei Online-Diensten: Konto-Login-Bestätigung oder sichere Alternative; keine Ausweis-Kopien ohne konkreten Zweck (Daten dürfen nicht für andere Zwecke genutzt werden).

4. Systemabfrage.

   • Alle relevanten Systeme aus der Systemliste in CLAUDE.md durchgehen.
   • Kategorien: CRM, ERP, E-Mail-Archiv, Protokolldateien, Backups, Cloud-Dienste, Sub-AV-Systeme.
   • Für jeden Treffer: Datenkategorie, Verarbeitungszweck, Rechtsgrundlage, Empfänger, Speicherfrist notieren.
   • Keine eigenmächtige Löschung vor Abschluss der Prüfung (Dokumentationspflicht Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

5. Ausnahmenprüfung.

   • § 34 BDSG (Auskunftsverweigerung, z.B. zur Abwehr von Straftaten, Geschäftsgeheimnisse)
   • § 35 BDSG (eingeschränkte Löschung, z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen)
   • Art. 17 Abs. 3 DSGVO (kein Löschrecht bei gesetzlicher Aufbewahrungspflicht, Geltendmachung/Verteidigung von Rechtsansprüchen)
   • Art. 15 Abs. 4 DSGVO (Datenkopie darf Rechte Dritter nicht beeinträchtigen)
   • Berufsgeheimnisschutz bei Kanzleien / medizinischen Einrichtungen (§ 203 StGB)
   • Für jede angewandte Ausnahme: konkrete Norm und Begründung dokumentieren.

6. Antwortentwurf erstellen.

   • Adressierung korrekt (Name, Adresse aus Anfrage).
   • Positiv-Auskunft oder begründete Ablehnung/Einschränkung.
   • Bei Auskunft: vollständige Informationen nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO (alle 9 Ziffern) + ggf. Datenkopie Art. 15 Abs. 3 DSGVO.
   • Hinweis auf Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) in jedem Ablehnungsschreiben.
   • Hinweis auf Klagerecht Art. 79 DSGVO.
   • Keine Gebühren für Erstauskunft; bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Folgeanfragen: angemessenes Entgelt oder Ablehnung nach Art. 12 Abs. 5 DSGVO.

7. Dokumentation.

   • Eingang, Frist, Bearbeitungsschritte, Ausnahmen, Ergebnis im Datenschutzregister erfassen.
   • Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht).

Quellen und Zitierweise

Verbindlich nach ../../references/zitierweise.md.

• Art. 12 Abs. 3, 4, 5, 6 DSGVO (Fristen, Kosten, Identitätsprüfung)
• Art. 15 DSGVO (Auskunftsrecht, Inhalt)
• Art. 16 DSGVO (Berichtigung)
• Art. 17 DSGVO (Löschung, Ausnahmen)
• Art. 18 DSGVO (Einschränkung)
• Art. 20 DSGVO (Datenportabilität)
• Art. 21 DSGVO (Widerspruch)
• Art. 77 DSGVO (Beschwerderecht Aufsichtsbehörde)
• §§ 34, 35 BDSG (Auskunfts- und Löscheinschränkungen)
• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
• Kamlah, in: Plath, DSGVO/BDSG, 3. Aufl. 2021, Art. 15 Rn. 1 ff.
• Dix, in: Simitis/Hornung/Spiecker, Datenschutzrecht, 1. Aufl. 2019, Art. 15 Rn. 1 ff.
• Quellenregel: Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff; keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen.

Ausgabeformat

1. Kopfzeile: Anfrage-Art, Eingangsdatum, Fristdaten (1 Monat / Verlängerung), Bearbeiter
2. Klassifikations-Ergebnis
3. Identitätsverifikations-Status
4. Systemabfrage-Ergebnisse (Tabelle: System | Datenfund | Zweck | Rechtsgrundlage | Frist)
5. Ausnahmenprüfung (tabellarisch: Norm | anwendbar | Begründung)
6. Antwortentwurf (druckreif, Briefkopf-Format, ohne Plugin-Kommentare im Text)
7. Dokumentations-Eintrag für Datenschutzregister

Beispiel (Auskunftsanfrage)

Sachverhalt: Frau M. stellt am 03.06.2024 per E-Mail eine Auskunftsanfrage gemäß Art. 15 DSGVO und bittet zusätzlich um Herausgabe einer Datenkopie (Art. 15 Abs. 3 DSGVO). Kein Kundenkonto, Identität nur per E-Mail bekannt.

Frist: Grundfrist endet am 03.07.2024. Verlängerung (Art. 12 Abs. 3 Satz 2 DSGVO) bis 03.09.2024 möglich; Mitteilung an Frau M. spätestens 03.07.2024 erforderlich.

Identität: E-Mail-Adresse allein reicht bei reinen Newsletter-Abonnenten aus, wenn keine weiteren personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Vgl. EDSA-Leitlinien 01/2022, Abschn. 3.2: Verhältnismäßigkeit der Verifikation.

Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Ausnahmen: § 34 BDSG: keine einschlägigen Tatbestände. Art. 17 Abs. 3 DSGVO: nicht relevant (kein Löschantrag). Keine weiteren Ausnahmen erkennbar.

Antwortentwurf-Auszug:

Sehr geehrte Frau M., vielen Dank für Ihre Anfrage vom 03.06.2024. Gemäß Art. 15 Abs. 1 DSGVO teilen wir Ihnen mit, dass wir folgende personenbezogene Daten über Sie verarbeiten: [Auflistung]. Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken: [Zwecke], auf Grundlage von [Rechtsgrundlagen]. Im Übrigen stehen Ihnen die in Art. 16–21 DSGVO genannten Rechte zu. Sollten Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sein, steht Ihnen das Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde ([LfDI/BfDI]) gemäß Art. 77 DSGVO sowie das Klagerecht nach Art. 79 DSGVO zu.

Risiken / typische Fehler

• Fristversäumnis: Art. 12 Abs. 4 DSGVO – Untätigkeit gilt als Ablehnung, eröffnet Klagerecht Art. 79 DSGVO und Beschwerde Art. 77 DSGVO. Fristmitteilung bei Verlängerung ist eigenständige Pflicht.
• Unvollständige Systemabfrage: Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht) verpflichtet zu nachweisbarer vollständiger Prüfung. Backup-Systeme und Archive werden häufig vergessen.
• Übermäßige Identitätshürde: Passverlangen ohne Anlass verletzt Art. 12 Abs. 6 DSGVO; EDSA warnt vor übermäßiger Identifizierung als faktischem Abwehrmittel.
• § 34 BDSG-Ausnahmen ohne Dokumentation: Ausnahme muss einzelfallbezogen begründet sein; pauschale Verweigerung "wegen Geschäftsgeheimnisse" ist nicht ausreichend.
• Datenkopie-Format: Art. 15 Abs. 3 DSGVO verlangt keine bestimmte Form; ein "strukturiertes, maschinenlesbares Format" ist bei Art. 20 DSGVO (Portabilität) vorgeschrieben, nicht bei Art. 15 Abs. 3 DSGVO – Verwechslung vermeiden.
• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Rechtliche Grundlage

Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Art. 12 Abs. 5 DSGVO erlaubt die Ablehnung eines Auskunftsantrags als "exzessiv" — auch bei Erstantrag, wenn außergewöhnliche Umstände einen Rechtsmissbrauch belegen. Die Hürde ist hoch; das Auskunftsrecht ist ein fundamentales Recht, Ausnahmen sind eng auszulegen.

Zweistufiges Prüfschema vor Ablehnung

Beide Stufen müssen kumulativ dokumentiert sein, bevor eine Ablehnung erfolgt:

Nicht ausreichend allein:

• Frühere Anfragen derselben Person
• Öffentlich dokumentiertes massenhaftes Vorgehen dieser Person ohne Einzelfallbezug
• Geltendmachung von Art. 82 DSGVO-Schadensersatz als solche

Formulierungsbausteine

Ablehnungsschreiben (Missbrauch dokumentiert):

Sehr geehrte·r [Name], Ihren Antrag auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO vom [DATUM] lehnen wir gemäß Art. 12 Abs. 5 Satz 2 Alt. 2 DSGVO als offenkundig exzessiv ab. Im Einzelnen stützen wir die Ablehnung auf folgende dokumentierte Umstände:

1. [Objektives Element – z.B.: Ihre Anmeldung für unseren Newsletter erfolgte am [DATUM], d.h. [N] Tage vor Eingang Ihres Auskunftsantrags, ohne erkennbares Informationsinteresse.]
2. [Subjektives Element – z.B.: Ihr Schreiben enthält bereits bei Antragstellung die Ankündigung von Schadensersatzforderungen nach Art. 82 DSGVO, was in der Gesamtschau auf eine instrumentalisierende Nutzung des Auskunftsrechts hindeutet.]

Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Sie haben das Recht, gegen diese Entscheidung Beschwerde bei [zuständige Aufsichtsbehörde] gemäß Art. 77 DSGVO oder Klage gemäß Art. 79 DSGVO zu erheben.

Internes Dokumentationsprotokoll (Pflicht vor Ablehnung):

Datum der Ablehnung: [DATUM]
Antragsdatum: [DATUM]
Datum der Datenerhebung: [DATUM]
Abstand Datenerhebung → Antrag: [N] Tage

Objektives Element (Belege):
- [Nachweis 1: z.B. Newsletter-Anmeldedaten]
- [Nachweis 2: z.B. Screenshot/E-Mail]

Subjektives Element (Belege):
- [Nachweis: z.B. Wortlaut des Antragsschreibens, sofortige Schadensersatzankündigung]

Gesamtwürdigung: [Begründung in eigenen Worten]
Verantwortlich (DSB-Freigabe): [Name, Datum]

Schadensersatzrisiko bei unberechtigter Ablehnung

• Eine Ablehnung ohne vollständigen zweistufigen Nachweis ist ein eigenständiger DSGVO-Verstoß.
• Dieser Verstoß löst einen eigenständigen Schadensersatzanspruch nach Art. 82 DSGVO aus — auch wenn die zugrundeliegende Datenverarbeitung vollständig DSGVO-konform war.
• Der bloße Verstoß genügt nicht automatisch; die betroffene Person muss einen konkreten materiellen oder immateriellen Schaden darlegen (z.B. Kontrollverlust, Ungewissheit über Datenverarbeitung). Kein verschuldensunabhängiges Haftungsregime.
• Eigenverschulden der betroffenen Person (wenn ihr eigenes Verhalten die entscheidende Schadensursache ist) schließt den Anspruch aus.

Konsequenz für die Antwortformulierung

Empfehlung: Im Zweifel Auskunft vollständig und fristgerecht erteilen. Ablehnung nur bei lückenlos dokumentiertem zweistufigen Nachweis und nach DSB-Freigabe. Alternativ: Auskunft erteilen und Gebühr nach Art. 12 Abs. 5 Satz 2 Alt. 1 DSGVO erheben (ebenfalls nur bei dokumentiertem Exzess).

Perspektive betroffene Person: Anfragen sollen erkennbar dem Zweck der Transparenz dienen. Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO ist auch bei reiner Auskunftsverletzung möglich — konkreten Schaden (Kontrollverlust, Ungewissheit) in Klage- oder Beschwerdeschrift substantiiert darlegen.

Querverweise

• datenschutzrecht/skills/dsgvo-auskunft/SKILL.md — Abschnitt "Rechtsmissbrauch" mit vollständigem Prüfschema und Indizien-Checkliste

Ergänzende Rechtsprechung (Aktualitäten)

Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Quellen / Updates

Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Aktuelle Rechtsprechung (v14.2 — Ergaenzung)

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Triage zu Beginn

1. Wer fragt aus? Mitarbeiter (§§ 34/35 BDSG prüfen) / Kunde / Vertragspartner / unbekannte Person
2. Identitätsverifizierung erforderlich (Zweifel? Art. 12 Abs. 6 DSGVO → Nachweise anfordern)?
3. Fristberechnung: Eingang [DATUM] → Ablauf 1 Monat: [DATUM]; Verlängerung möglich bis [DATUM]?
4. Ausnahmetatbestände (§§ 34, 35 BDSG; Rechte Dritter Art. 15 Abs. 4; Geschäftsgeheimnisse)?

Output-Template — Auskunftsantwort formal

Adressat: Betroffene Person — Tonfall: verständlich-erklärend

[ORGANISATION, ADRESSE]
[DATUM]

Betreff: Auskunft nach Art. 15 DSGVO — Ihr Ersuchen vom [DATUM]
Unser Zeichen: [AZ]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [NAME BETROFFENE PERSON],

wir erteilen Ihnen hiermit Auskunft über die Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO:

1. Verarbeitungszwecke (Art. 15 Abs. 1 lit. a): [ZWECKE]
2. Datenkategorien (Art. 15 Abs. 1 lit. b): [KATEGORIEN]
3. Empfänger (Art. 15 Abs. 1 lit. c): [EMPFAENGER]
4. Speicherdauer (Art. 15 Abs. 1 lit. d): [FRIST/KRITERIEN]
5. Rechte (Art. 15 Abs. 1 lit. e): Berichtigung, Löschung, Einschränkung,
   Widerspruch, Beschwerde bei [AUFSICHTSBEHOERDE].
6. Herkunft der Daten (Art. 15 Abs. 1 lit. g): [HERKUNFT]
7. Automatisierte Entscheidungen (Art. 15 Abs. 1 lit. h): [ja/nein]

Datenkopie gemäß Art. 15 Abs. 3 DSGVO: [ANLAGE / Ablehnung mit Begruendung]

[Ggf. Ausnahmen: § 34 BDSG / § 35 BDSG / Art. 15 Abs. 4 DSGVO: [BEGRUENDUNG]]

Mit freundlichen Grüßen
[NAME, FUNKTION, DSB-KONTAKT]